Contrato Encargado de Tratamiento

1. Objeto y duración

El objeto de este Contrato es definir las condiciones en las que el Encargado trata datos personales por cuenta del Responsable a través de la plataforma Therafy.

La duración de este Contrato coincide con la vigencia de la relación contractual entre el Responsable y el Encargado para la prestación del servicio Therafy.

Una vez finalice el presente Contrato, el Encargado debe devolver al Responsable los datos personales, o suprimir cualquier copia que mantenga en su poder. No obstante, podrá mantener bloqueados los datos para atender posibles responsabilidades administrativas o jurisdiccionales.

2. Naturaleza y finalidad del tratamiento

El Encargado tratará los datos personales exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Almacenamiento y gestión de fichas de pacientes y personas responsables
• Gestión de citas y calendario clínico
• Almacenamiento y gestión de notas clínicas y de sesión
• Generación y almacenamiento de facturas
• Gestión de plantillas de documentos y comunicaciones
• Registro de auditoría de las operaciones realizadas

3. Tipos de datos y categorías de interesados

Los datos tratados incluyen:

Categorías de interesados:

• Pacientes del Responsable
• Personas responsables de pacientes menores o dependientes

Tipos de datos:

• Datos identificativos (nombre, apellidos, DNI/NIE, fecha de nacimiento)
• Datos de contacto (teléfono, correo electrónico, dirección)
• Datos de salud (notas clínicas, historial de sesiones) — categoría especial Art. 9 RGPD
• Datos económicos (facturas, importes)

4. Obligaciones del Encargado

El Encargado y todo su personal se obliga a:

• Utilizar los datos personales a los que tenga acceso solo para la finalidad objeto de este encargo. En ningún caso podrá utilizar los datos para fines propios.
• Tratar los datos de acuerdo con las instrucciones del Responsable. Si el Encargado considera que alguna de las instrucciones infringe el RGPD o cualquier otra disposición en materia de protección de datos, el Encargado informará inmediatamente al Responsable.
• No comunicar los datos a terceras personas, salvo que cuente con la autorización expresa del Responsable, en los supuestos legalmente admisibles.
• Mantener el deber de secreto respecto a los datos de carácter personal a los que haya tenido acceso en virtud del presente encargo, incluso después de que finalice el Contrato.
• Garantizar que las personas autorizadas por Therafy para tratar datos personales se comprometan, de forma expresa y por escrito, a respetar la confidencialidad y a cumplir las medidas de seguridad correspondientes, de las que hay que informarles convenientemente.
• Mantener a disposición del Responsable la documentación acreditativa del cumplimiento de la obligación establecida en el apartado anterior.
• Garantizar la formación necesaria en materia de protección de datos personales de las personas autorizadas para tratar datos personales.
• Notificación de violaciones de la seguridad de los datos

  El Encargado notificará al Responsable, sin dilación indebida y a través de la dirección de correo electrónico que le indique el Responsable, las violaciones de la seguridad de los datos personales a su cargo de las que tenga conocimiento, juntamente con toda la información relevante para la documentación y comunicación de la incidencia.

  Se facilitará, como mínimo, la información siguiente:

  • Descripción de la naturaleza de la violación de la seguridad de los datos personales, inclusive, cuando sea posible, las categorías y el número aproximado de interesados afectados, y las categorías y el número aproximado de registros de datos personales afectados.
  • Datos de la persona de contacto para obtener más información.
  • Descripción de las posibles consecuencias de la violación de la seguridad de los datos personales. Descripción de las medidas adoptadas o propuestas para poner remedio a la violación de la seguridad de los datos personales, incluyendo, si procede, las medidas adoptadas para mitigar los posibles efectos negativos.

  Si no es posible facilitar la información simultáneamente, y en la medida en que no lo sea, la información se facilitará de manera gradual sin dilación indebida.

• Poner a disposición del Responsable toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de sus obligaciones, así como para la realización de las auditorías o las inspecciones que realicen el Responsable u otro auditor autorizado por él.
• Auxiliar al Responsable a implantar las medidas de seguridad necesarias para:
  • Garantizar la confidencialidad, integridad, disponibilidad y resiliencia permanentes de los sistemas y servicios de tratamiento.
  • Restaurar la disponibilidad y el acceso a los datos personales de forma rápida, en caso de incidente físico o técnico.
  • Verificar, evaluar y valorar, de forma regular, la eficacia de las medidas técnicas y organizativas implantadas para garantizar la seguridad del tratamiento.
• Destino de los datos

  Suprimir, devolver al Responsable o entregar, en su caso, a un nuevo encargado según determine el Responsable todos los datos de carácter personal una vez finalizada la prestación del servicio de tratamiento encargado.

  No procede la destrucción de los datos cuando exista una previsión legal que obligue a su conservación, en cuyo caso deben devolverse al Responsable, que garantizará su conservación, debidamente bloqueados, mientras tal obligación persista.

  La devolución debe comportar el borrado total de los datos existentes en los equipos informáticos utilizados por el Encargado. No obstante, el Encargado puede conservar una copia de los datos, debidamente bloqueados, mientras puedan derivarse responsabilidades de la ejecución de los servicios prestados al Responsable.

5. Subencargados del tratamiento

El Responsable autoriza al Encargado a recurrir a los siguientes subencargados del tratamiento para la prestación del servicio:

El Encargado informará al Responsable de cualquier cambio previsto en la incorporación o sustitución de subencargados.

• Fly.io, Inc. (con Tigris Data, Inc. como subencargado de almacenamiento) — Infraestructura y alojamiento de servidores (Unión Europea (Frankfurt, Alemania))

6. Obligaciones del Responsable

Corresponde al Responsable:

• Facilitar al Encargado el acceso a los datos a fin de prestar el servicio contratado.
• Velar, de forma previa y durante todo el tratamiento, por el cumplimiento del RGPD por parte del Encargado.
• Supervisar el tratamiento.

7. Legislación aplicable

Este Contrato se rige por el Reglamento General de Protección de Datos (UE) 2016/679, la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD), y la legislación española aplicable.

8. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con este Contrato, puede ponerse en contacto con nuestro Delegado de Protección de Datos en dpo@therafy.app.